Kokoava tehtävä 3. a

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma on tärkeä osa yrityksen strategiaa, eli toimintasuunnitelmaa. Se auttaa konkretisoimaan tavoitteet ja tuo ne selvästi esille koko työyhteisölle. Viestintäsuunnitelma on johdolle välttämätön työkalu, jolla voidaan johtaa muutosta ja ohjata laivaa (yritystä) aallokosta huolimatta haluttuun suuntaan yhdessä koko miehistön kanssa. (TJS-opintokeskus 2019)

Sisäinen viestintä, josta tässä on kyse, tarkoittaa työyhteisön jäseniin kohdistuvaa viestintää. Esimerkki yritys on valinnut viestinnän kanavaksi sisäisen intran (paikallisverkon), mikä on hyvin toimiva lähikanava. Haasteena yrityksellä voi olla saada työntekijät lukemaan intraa, varsinkin ne, ketkä eivät ole innostuneita, tai motivoituneita muutoksesta. (Henkilöstövoimavarojen johtaminen, Kauhanen. 2007, 168)

Viestintäsuunnitelman tarkoitus on saada koko yritys sisäistämään arvot ja käyttäytymään niiden mukaan. Jos jokainen yrityksen jäsen kokee arvot itselleen läheisiksi, vähenee ”ei kiinnosta” asenne huomattavasti, tai poistuu kokonaan. Tämä taas näkyy ulospäin työntekijöiden toiminnassa ja varsinkin asiakaskohtaamisissa, mikä taas vaikuttaa myyntiin ja maineeseen.

Johdon tulee asettaa mittarit strategian onnistumisen seuraamista ja arviointia varten. Mittareiden tulee olla järkeviä ja helposti tulkittavissa olevia. Esim. jatkuva kehittyminen on mitattavissa koulutusten määrällä, työjäljen kehittymisellä ja kehityskeskusteluissa. Haastavampi mitattava arvo on toisten kunnioittaminen, koska ihmisten ajatusmaailmaa ei voi nähdä, joten mittarina on esimiesten ja työtoverien antama palaute ja kommentit. Yleinen ilmapiiri kertoo paljon kunnioituksen tasosta, vaikka voikin olla osittain subjektiivista.

Ypäjän ravinto Oy:n viestintäsuunnitelma

Tässä tapauksessa yritys, nimettäköön se Ypäjän ravinto Oy:ksi, on tilanteessa, missä se määrittelee arvonsa ensimmäistä kertaa, mikä tarkoittaa muutosta koko yrityksen mentaliteetissa.

Ypäjän ravinto Oy:n johtoryhmä tiedottaa yritykselle johtoryhmän määrittelemät arvot

Määritellyt arvot ovat:

-        - jatkuva kehittyminen,

-        - toisten kunnioittaminen

-        - vastuullisuus

Tiedottaminen jaetaan sisäisesti yrityksen henkilökunnalle käyttäen Intranettiä. Sisäisen tiedotuksen kohderyhminä ovat johtoryhmän lisäksi myyntipäälliköt, myyjät, markkinoijat, henkilöstöhallinto- ja palkanmaksu, IT-tuki ja assistentit.

Tiedotuksen tarkoituksena on osalistaa yrityksen työntekijöitä arvojen sisäistämiseen kannustamalla jokaista miettimään, mitä arvot tarkoittavat juuri itsensä kohdalla.

Alla viestintäsuunnitelma taulukkona

Kohderyhmä	Tehtävä	Tarkoitus	Menettelytapa/kanava	Aikataulu	Onnistumisen mittaus
Johtoryhmä	Strategian uusiminen	Yrityksen kehittäminen ja työntekijöiden huomioonottaminen	Kehityspäivillä yrityksen arvojen määrittely Intranet, blogi (Toim.Joht.)	Kaksi kuukautta	Työntekijöiden palaute Työntekijöiden työtehon seuraaminen Aikataulun toteutuminen
Myyntipäälliköt	Strategian jalkauttaminen	Arvojen tuominen työyhteisöön Henkilöstön motivointi muutoksen toteutukseen.	Oma esimerkki ja puheenaiheet Intranetin käyttöön kannustaminen	Kaksi kuukautta	Työntekijöiden osallistuminen arvojen pohdintaan Työntekijöiden palaute
Myyjät ja muu henkilöstö	Strategian jalkautuminen	Konkretisoida arvot yrityksessä	Pohdinta, mitä arvot tarkoittavat omalla kohdalla Palautteen antaminen johtoryhmälle	Kaksi kuukautta	Omien oivallusten syntyminen Oma tyytyväisyys muutokseen
Työntekijäkohderyhmien erityistehtäviä sisäisessä- ja ulkoisessa viestinnässä
Markkinoijat	Ulkoisen viestinnän hoitaminen	Arvojen tuominen ulkoisille sidosryhmille	Sisällyttää mainontaan arvot	Sisäisen viestinnän jalkautumisen jälkeen	Johdon ja esimiesten palaute Ulkoisten sidosryhmien palaute
Henkilöstöhallinto ja palkanmaksu	Palkitsemisen toimivuus	Palkitsemisen jatkuvuuden varmistaminen	Palkan maksu prosessin aikana normaalisti	Jatkuva	Valitusten määrä Virheiden määrä
IT-tuki	Tekninen toimivuus	Mahdollistaa viestintä teknisesti	Intranetin hoitaminen ja ylläpito	Jatkuva	IT-järjestelmän toimivuus Työntekijöiden ja johdon palaute
Assistentit	Avustaminen	Asioiden/päätösten täytäntöönpanon varmistaminen	Viestien siirtäminen intraan	Jatkuva	Johdon palaute

Tukitoiminnot ja muut huomioitavat tehtävät

Lisäsin taulukkoon erikseen työntekijäkohderyhmien tukitoimintoihin liittyviä tehtäviä sisäisessä- ja ulkoisessa viestinnässä osion.

Nämä ovat niitä tehtäviä, mitkä eivät liity vain suoraan muutoksen toteuttamiseen, vaan ovat tukitoimintoja muutosprosessin aikana ja sen jälkeen, tai muuten välttämättömiä toimintoja liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. Jos palkanmaksu ei toimisi muutosprosessin aikana, olisi johdon turha edes toivoa työntekijöiden olevan innostuneita strategian jalkautumisesta. Näin ollen palkanmaksu on ehdoton oletus.

Assistenttien työ on varmistaa johdon tekemien päätösten päätyminen kirjalliseen muotoon ja tiedon säilyttäminen ja eteenpäin vieminen.

IT-on tukitoiminto, joka mahdollistaa ja varmistaa viestinnän toimivuuden. Jos viesti olisi auto, IT-tuki olisi sen moottori, joka vie autoa eteenpäin. Tämä on myös toiminto, jonka kaikki olettavat toimivan, mutta jonka toimimattomuus näkysi heti. (Ambientia.fi, Kovalainen, 5.6.2018)

Markkinointi astuisi mukaan sisäisen viestinnän jälkeen, kun yritys alkaisi viemään arvojaan tunnetuksi ulkoisille sidosryhmilleen. Toisaalta markkinointiin kuuluu myös sisäinen markkinointi, joka tässä tapauksessa tarkoittaa sitä, että strategiaa markkinoidaan esimiehille ja työntekijöille. Tässä vastuuhenkilö ei olisi markkinointi henkilöstö, vaan johto, sekä viestintävastaava.

Lopuksi

Ypäjän ravinto Oy:n toimitusjohtaja vaikuttaa hyvin motivoituneelta ihmiseltä, joka ymmärtää arvojen merkityksen yritykselle. Toisaalta hän vaikuttaa myös ymmärtävän muutosprosessin vaativan toimivan viestinnän ja teki viisaasti antaessaan viestintävastaavalle asian hoidettavaksi. Toimitusjohtan blogikirjoitus intraan voi hyvinkin olla motivoimassa työntekijöitä arvomaailman sisäistämiseen ja vaikuttaa yrityksen toimintaa tehokkaasti.

Tarvitaan kuitenkin vielä jotain, joka ohjaa työntekijöitä "huonoinakin hetkinä" lukemaan blogia, koska ihmiset menettävät innostuksen nopeasti, jos ei kukaan motivoi. Tässä esimies, tai myyntipäällikkö astuu kuvaan. Hänen tulee motivoida esimerkillään työntekijöitä lukemaan blogia ja pohtimaan, mitä arvot voisivat tarkoittaa juuri hänelle. Tämän merkitys korostuu erityisesti silloin, kun yrityksen talous ei ole hyvä ja pelkoa voi olla ilmassa. Avoin ja selkeä viestintä läpi yrityksen auttaa.

Lähteet:

Ambientia.fi, mihin it-palvelunhallintaa tarvitaan, Arto Kovalainen 5.6.2018. Luettavissa: https://www.ambientia.fi/blogi/mihin-it-palvelunhallintaa-tarvitaan/ . Luettu 2.10.2019

Docplayer.fi, tiedostus ja viestintäsuunnitelma, Arvo. Luettavissa: https://docplayer.fi/1102475-Tiedotus-ja-viestintasuunnitelma.html . Luettu 2.10.2019

Kauhanen, Juhani: Henkilöstövoimavarojen johtaminen. WSOY 2007

TJS-Opintokeskus, viestintäsuunnitelma, luettavissa: https://www.tjs-opintokeskus.fi/opas-yhdistyksille/viestinta/suunnittelu-ja-kehittaminen/viestintasuunnitelma . Luettu 2.10.2019