Tutkimustehtävä 2. Esimiesviestintä

Miten kommunikoida tehokkaasti tiimisi kanssa

Esimiesviestintä on yrityksessä avainasemassa tehokkaan ja onnistuneen työskentelyn kannalta. Jos esimies pystyy viestimään tehokkaasti tiimin kanssa, on huomattavasti suurempi mahdollisuus, että työntekijöiden työaika menee oikeaan työhön, eikä esimiehen viestinnän tulkitsemiseen. Tämä taas tarkoittaa parempaa tulosta yritykselle. Minua kiinnostaa erityisesti esimiesviestinnässä esimiehen kommunikointi työntekijöiden kanssa erilaisissa tilanteissa.

Löysin YouTubesta hyvin mielenkiintoisen opetusvideon aiheesta, missä Kevin Eikenberry, Bud to Boss kanavalta kertoo aiheen merkityksestä. Puhuja suuntaa opetuksen erityisesti uusille esimiehille, mutta opetus on totta kai myös muillekin esimiehille.

Videolla Eikenberry listaa otsikkoja, jotka auttavat esimiestä kommunikoimaan tehokkaammin. Tässä niistä mielestäni mielenkiintoisimmat:

Opettele mikä toimii heille (yksilöinä ja ryhmänä)

Tämän ajatuksena on, että jos tiedetään jo joku keino ennestään toimivana, ei kannata lähteä väkisin muuttamaan sitä. Mielestäni tämä on viisasta ajan tehokäyttöä. Viestinnän tärkein pointti ei ole uusien tapojen keksiminen, vaan parhaimpien tapojen löytäminen. On kuitenkin hyvä huomioida, että joissain tilanteissa esimiehen on valittava uusia viestintätapoja, esim. vakavien viestien tuomisessa liittyen työtehtäviin. Tässä korostuu työntekijöiden tuntemisen tärkeys.

Vähennä sähköpostin käyttöä (turhat sähköpostit pois, jotta tärkeät korostuvat)

Sähköpostiviestinnässä on paljon etuja, mutta siinä osa kuuntelemisen edellytyksistä jää väkisinkin toteutumatta. (Puro, Kuunteleva organisaatio, 113, 2010) Tämä on totta, sillä vaikka sähköposti on nopea tapa viestiä, on siinä suuri riski tulla väärinymmärretyksi. Esimiehellä ei nykypäivänä ”ole varaa” tähän.

Säännölliset henkilökohtaiset tapaamiset työntekijän kanssa (yrityskohtaista)

Vaikka henkilökohtaiset tapaamiset ovat arvokkaita ja välttämättömiäkin, on esimiehen tärkeä niissäkin ymmärtää syvempi merkitys viestinnän kannalta. Esimiehellä on oltava edes jonkinlainen vuorovaikutusosaamisen taso, jotta hän pystyy saamaan kontaktia erilaisiin työntekijöihin. Ilman tätä hän ei pysty saamaan kaikista työntekijöistä ”ulos” tarvittavaa tilanneraporttia. (Perttula, Syväjärvi, Johtamisen psykologia, 66.)

Puhu vähemmän ja puhu myöhemmin (kuunteleminen, vaikka joutuisi purra huulta)

Tätä samaa periaatetta voi vielä pidemmälle niin, että tärkeän hiljaisen kuuntelemisen jälkeen esimies rohkaisisi työntekijää kertomaan lisää, jotta työntekijä pystyy kertomaan todelliset tuntemuksensa ja asiansa. (Puro, Kuunteleva organisaatio, 86, 2010)

Mitä jäi käteen?

Videolla esiin tulleet asiat vahvistavat mielestäni sitä, mitä olen ajatellut esimiesviestinnän olevan. Eri lähteistä saa hieman eri näkökulmia aiheeseen, mutta mielestäni on havaittavissa, että eri taustoista tulevilla asiantuntijoilla on hyvin samanlainen käsitys aiheesta.

Minkä koen kaikkein mielenkiintoisimmaksi ja toisaalta haastavimmaksi tässä aiheessa on teorian laittaminen käytäntöön, tästä ei ole vielä kokemusta juurikaan. Näen, että esimies on työyhteisössä tärkein yksittäinen linkki työntekijän ja työnantajan välillä. Jos viestintä ei toimi, niin onko mitään mahdollisuutta, että kaikki olisi hyvin? Mielestäni ei.

Lähteet:

Puro, Jukka-Pekka, Kuunteleva organisaatio, Navigare 2010

Perttula, Juha, Syväjärvi, Antti (Toim), Johtamisen psykologia, PS-kustannus 2012

Bud to Boss. Kevin Eikenberry. How to Effectively Communicate with Your Team. Katsottavissa:

https://www.youtube.com/watch?v=iBVNwKajiIk . Katsottu 27.9.2019

Tutkimustehtävä 1a. Voin sosiaalisessa mediassa kertoa huoletta mielipiteeni työnantajastani, koska kyseessä on yksityinen tilini.

Voin sosiaalisessa mediassa kertoa huoletta mielipiteeni työnantajastani, koska kyseessä on yksityinen tilini.

Jokaisella meistä on joskus sanottavaa työnantajastamme. Sanottava voi olla positiivista ja työnantajan hyvin puolien korostamista. Toisinaan myös kiukkuneuronit saavat paljon tilaa tunteissamme erilaisista epäkohdista ja syistä (ja ei oikeista syistä) mielessämme. Onko silloin oikein tuulettaa tunteita somessa yksityisellä tilillä?

Omasta työstään ja siellä tulleista kokemuksista ja epäkohdista saa puhua, myös somessa. Työntekijällä on kuitenkin lojaliteettivelvoite. Tämä tarkoittaa, että ei saa vaarantaa työnantajan mainetta, tai asiakassuhteita. (Tehy.fi. Hankonen. 12.2017) (EilaKaisla.fi. Jarmas. 9.1.2014)

Jollekin voi olla vaikea puhua epäkohdista suoraan työyhteisössä, puhumattakaan suoraan esimiehelle, vaikka tämä olisi reiluinta (ainakin minun mielestäni). Työntekijän kannattaa kuitenkin muistaa mahdolliset seuraukset. Vaikka hän ei suoraan toimisi väärin työnantajaa kohtaan, on aina mahdollisuus, että tieto leviää ja lopulta työntekijä voi joutua keskustelemaan asiasta työnantajan kanssa. Silloin voi käydä vaikeaksi selitellä, miksi tuuletus on tapahtunut somessa, eikä työnantajalle suoraan. Toisaalta, tämä voi herätellä työnantajaa ajattelemaan asiaa uudesta näkökulmasta ja ehkä muuttamaan toimintaa.

Korkeassa asemassa olevan on oltava erityisen varovainen ja kyettävä ajattelemaan vielä enemmän mahdollisia seurauksia. (ESS.fi. Parkkinen. 31.5.2016)

Tämä on täysin luonnollista ja ymmärrettävää, koska korkeassa asemassa oleva katsotaan olevan korkeammassa vastuussa tiedon määrän takia.

Mikä tekee kirjoitetusta sanasta vaarallisen?

Ongelma somessa ja netissä yleisesti on kirjoitetun tiedon pysyvyys. (VVL.fi. Perttula. 8.6.2017)

Jos ihminen päästää ulos höyryjä (mikä on ymmärrettävää) voi tuloksena olla pysyvän tiedon tuoma rasite tulevaisuudessa.

Ratkaisuna on ”olla ihmisiksi”. Tämä yksinkertaiselta kuulostava neuvo on oikeastaan pätevä ja tehokas keino ehkäistä ongelmia. (VVL.fi. Perttula. 8.6.2017)

Jos jokainen miettisi tekemisiään ja niiden mahdollisia seurauksia, ennen niiden tekemistä, voisi ihmiset välttyä useilta ongelmilta.

Ehkä työntekijän kannattaisi miettiä ennen someen kirjoittamista, että onko siitä mitään hyötyä, voiko siitä tulla itselle, tai muille turhaa haittaa, vai onko tärkeä nostaa kyseinen asia kaikkien tietoon. Jos jätämme lain sivuun ja mietimme eettisesti asiaa, muuttuu kyseinen yhtälö vaikeammaksi. Yksilön subjektiivinen kokemus, vai aito epäkohta? Tähän ei aina ole selkeää ratkaisua. Tärkeintä kuitenkin olisi, että työntekijällä olisi avoin keskusteluyhteys työnantajaan. Tämä palvelisi kaikkia parhaiten.

Lähteet:

EilaKaisla.fi. Sosiaalinen media työntekijän näkökulmasta. Luettavissa: https://www.eilakaisla.fi/blogi/sosiaalinen-media-tyontekijan-nakokulmasta . Luettu 18.9.2019.

ESS.fi. Luettavissa: https://www.ess.fi/uutiset/kotimaa/art2274792 . Luettu 17.9.2019

Tehylehti.fi. Jokainen saa kertoa työstään. Luettavissa: https://www.tehylehti.fi/fi/tyoelama/jokainen-saa-kertoa-tyostaan . Luettu 17.9.2019

VVL.fi. Ollaan ihmisiksi somessa. Luettavissa: https://vvl.fi/ollaan-ihmisiksi-somessa/ . Luettu 17.9.2019

Tutkimustehtävä 1a. Viestinnän yhteydessä ei voi puhua laadusta, koska sellaista on mahdoton määritellä.

Viestinnän yhteydessä ei voi puhua laadusta, koska sellaista on mahdoton määritellä.

Viestintä voidaan nähdä ympäripyöreänä puheena, joka nostetaan esille suurten muutosten alla. Jos näin on, todennäköisesti asian ilmaisija ei ole joko ymmärtänyt viestinnän merkitystä, tai on joutunut kokemaan epäonnistunutta viestintää. ” Vääränväriseksi tapetoidun olohuoneen seinän voi korjata uudella tapetoinnilla. Harkitsematon tiedote tai tökerö postaus ei pysy lukkojen takana.” (Reetta Mikkola, Medita. 17.6.2016)

Vaikka viestintään on vaikea määritellä tiettyä standardia, toisin kuten vaikka tuotteiden valmistamisessa, on lopputuloksen kannalta tärkeää varmistaa viestinnän laatu. Jos viestintään voisi laatia ehdottoman standardin, jonka on aina täytyttävä, olisi minimi ymmärretyksi tuleminen.

”Laskin, että jos Kuulussa käytettäisiin jokaisen työntekijän toimesta 20 minuuttia päivässä tiedon etsimiseen, ihmettelyyn tai arvosteluun, maksaisi se vuositasolla palkkakuluina arviolta 50 000 € ” Satu Tujunen 13.11.2018).

Yleensä yrityksen johto kiinnostuu asioista viimeistään silloin, kun ymmärtää jonkun tuovan kustannuksia, tai vähentävän tuottavuutta.

Missä tarvitaan laadukasta viestintää?

Laadukas viestintä on tärkeää jokaisella yhteiskunnan alueella. Esimerkiksi lääkärin työssä. Jos lääkäri kykenee viestimään laadukkaasti potilaalleen, seuraa potilaan voimaantumista ja kuntoutumista.

Lääkärin viestintää pitäisi arvioida jo koulutuksessa, jotta hän saisi hyvän kasvualustan viestinnässä kehittymiselle. (Helsinki.fi. Komulainen, Köhler. 19.8.2019)

Laadukas viestintä voi toimia elintärkeänä pelastuskeinona silloin, kun esim. yrityksessä on katastrofi, tai kriisitilanne. Huono viestintä pahentaa tilannetta entisestään, mutta hyvä viestintä voi sammuttaa tulipaloja. (Taloussanomat 3.12.2008)

Meneekö perille?

Olen ollut radiolaitteiden kanssa tekemisissä aikaisemmassa työssäni. Siellä opin, että radiolähetin tarvitsee samalla taajuudella olevan vastaanottimen. Muuten signaali ei mene perille. Käytännössä tämä tarkoittaa lähettimen ja vastaanottimen synkronisointia. Jos vastaanotin ei toimi samalla taajuudella, ei auta, vaikka lähettimestä annettaisiin kuinka paljon signaaleja. Ihmisten välillä voi olla samalla tavalla.

Loppujen lopuksi laadukas viestintä voidaan ehkä määritellä niin, että tarkoitettu tieto kulkee tarkoitetulle henkilölle/henkilöille tarkoitettuun aikaan. Lopputuloksen kannalta ei ole niinkään merkittävää, mitä viestintä menetelmää käytetään, kunhan signaali/viesti menee perille. Tätä varten on tärkeää tuntea vastaanottaja, sekä hänen tapansa kommunikoida.

Oma johtopäätökseni on, että viestinnässä voidaan puhua laadusta, koska voimme havaita onnistuneen, tai epäonnistuneen viestinnän, viimeistään lopputuloksesta.

Lähteet

Helsinki.fi. Lääkärin vaikuttava viestintä parantaa terveydenhuoltoa. Luettavissa: https://www.helsinki.fi/fi/uutiset/hyvinvointiyhteiskunta/laakarin-vaikuttava-viestinta-parantaa-terveydenhuoltoa . Luettu 18.9.2019

Kuulu.fi. Harhautusta, vai harkintaa. Luettavissa: https://www.kuulu.fi/blogi/harhautusta-vai-harkintaa-tilannekatsaus-sisaiseen-viestintaan/ . Luettu 18.9.2019

Medita.fi. Mitä laatu tarkoittaa viestinnässä? Luettavissa: https://sisaltomarkkinointi.medita.fi/mita-laatu-tarkoittaa-viestinnassa . Luettu 18.9.2019

Talouselämä.fi. Vältä sisäisen viestinnän sudenkuopat. Luettavissa: https://www.talouselama.fi/uutiset/valta-sisaisen-viestinnan-sudenkuopat/032fc490-50c4-30a6-b321-13de56d3057e .Luettu 18.9.2019

Työyhteisöviestintä

Aloitetaan purkamalla tämä osiin.

TYÖ: käytännössä tarkoittaa sitä, mitä teet, jotta saat toimeentuloa.

YHTEISÖ: tarkoittaa joukkoa ihmisiä, jotka toimivat yhdessä, joskus tiiviistikin. Yhden valinta vaikuttaa toisten tilanteeseen.

VIESTINTÄ: Asioiden, muutosten ja tiedon kulkemista ihmisten välillä.

Nyt voimme yhdistää nämä sanat. TYÖYHTEISÖ VIESTINTÄ tarkoittaa työpaikalla tiiviisti yhdessä toimivien ihmisten välillä kulkevia asioita, muutoksia ja tietoa.

Vielä tärkeämpää kun pelkästään näiden sanojen ymmärtäminen, on viestinnän merkityksen ymmärtäminen. Jos viestintä katkeaa, tökkii, tai edes on osittain puutteellista, voi seuraukset olla hankalia.

”Pahimmillaan työntekijät lukevat lehdestä toimitusjohtajan haastattelusta, mitä talossa tapahtuu. Tällainen on katastrofi sisäisen viestinnän kannalta. ” (Marmai.fi, Susanna Isohanni, 9.4.2014)

Edellä mainittu esimerkki on toki äärimmäinen tilanne, mutta kuvastaa hyvin sitä, että miten tuon kokoluokan muutokset voivat tulla yllätyksenä työyhteisölle, jos viestintä ei toimi. Tämä luonnollisesti on omiaan aiheuttamaan tuhoa yhteydessä ja luottamuksessa.

Jos halutaan, että työyhteisö voi tehdä sitä, mitä varten se on olemassa (rahaa yritykselle), on pidettävä ehdottomana edellytyksenä, että viestintä toimii kunnolla.

”Lahden kaupungissa toteutetussa osallistavaa sisäistä viestintää tutkineessa OSVI-hankkeessa ^[4] on lähestytty kuntatyöntekijöiden hyvinvointia erityisesti viestinnän näkökulmasta.

Pappinen Katja, Laitila-Özkoc Leila, Kiviniemi Liisa kertovat työhyvinvointia tukevan viestinnän koostuvan neljästä ulottuvuudesta:

1. Yhteisöllisyys (luottamus työtovereihin, yhteishenki, ilmapiiri, solidaarisuus). 
2. Luottamus (luottamus tietoihin, luottamus esimieheen, kunnan johtoon).
3. Kannustaminen (henkilöstön rohkaisu, palaute, kannustus vuorovaikutukseen, ongelmatilanteiden ratkaisu). 
4. Osallistuminen (henkilöstön kuunteleminen, vaikutusmahdollisuudet, henkilöstön osallistuminen päätöksiin, tiedon jakaminen, tiedon hankkiminen). (OAMK.fi. Pappinen Katja, Laitila-Özkoc Leila, Kiviniemi Liisa. 31.3.2019)

Ongelmana huonossa viestinnässä voi olla esim olettamukset, jotka johtavat ongelmiin. ”Luulin sinun lähettäneen sen laskun”, luulin sinun ymmärtäneen”, tarkoitin kyllä antaa palautetta, mutta luulin ymmärtäneesi ilmeestäni”.

Toivon itse ainakin oppivani viestimään selkeästi ja ymmärrettävästi, jotta pystyn olemaan työyhteisössä se ihminen, johon luotetaan ja jolta saa selkeät vastaukset.

Tässä vielä linkki aiheeseen liittyvään Mindmapiin.

https://app.mindmup.com/map/_free/2019/09/382026f0d17911e99556e9181a377397

Lähteet

Marmai.fi. Susanna Isohanni. Neljä ylisintä viestintämokaa. Luettavissa: https://www.marmai.fi/blogit/nelja-yleisinta-viestintamokaa/359883b0-7e2a-34ee-b1e8-d8e8bcbbdb30 . Luettu 7.9.2019

OAMK.fi. Kuuluuko? Kuuntelen! Työyhteisöviestinnällä työhyvinvointia. Luettavissa: http://www.oamk.fi/epooki/2016/tyoyhteisoviestinnalla-tyohyvinvointia/ . Luettu 7.9.2019